Política
1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos que permitan garantizar la protección, privacidad y adecuado tratamiento de los datos personales recolectados por el consultorio médico de la doctora identificada con registro médico No. 38364298, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas complementarias.
2. ALCANCE
Esta política aplica al tratamiento de datos personales de pacientes, acudientes, representantes legales y otros titulares, en el marco de la atención médica brindada en el consultorio, de forma presencial, por telemedicina sincrónica y en consulta extramural domiciliaria.
3. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Política de tratamiento de datos personales
4. DEFINICIONES
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural identificada o identificable.
Historia clínica: Documento obligatorio, privado y sometido a reserva, que contiene información sobre las condiciones de salud del paciente.
Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación breve que informa al titular sobre el tratamiento de sus datos y cómo acceder a esta política.
5. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS
Legalidad: El tratamiento debe realizarse dentro del marco legal colombiano.
Finalidad: Solo se recolectan y usan los datos para fines legítimos y previamente informados (como atención médica, historia clínica, reportes en salud).
Libertad: El titular da su consentimiento de manera libre, previa, expresa e informada.
Veracidad o calidad: La información debe ser veraz, completa, actualizada y comprensible.
Transparencia: El titular puede conocer cómo se usan sus datos en cualquier momento.
Acceso y circulación restringida: Los datos se manejan de forma confidencial, con acceso solo para personal autorizado.
Seguridad: Se adoptan medidas físicas, técnicas y administrativas para proteger los datos.
Confidencialidad: Todo el personal está obligado a guardar reserva sobre la información tratada.
6. DATOS PERSONALES TRATADOS
Los datos personales de los titulares que recoge el consultorio incluyen:
Nombres y apellidos del titular de la información.
Tipo y número del documento de identidad (como registro civil, tarjeta de identidad, cédula de ciudadanía, pasaporte, cédula de extranjería o carné diplomático).
Información sobre el lugar y fecha de nacimiento, así como la nacionalidad.
Edad, género, estado civil, lenguas que domina y creencias religiosas.
Nivel educativo, profesión u oficio actual.
Domicilio habitual, correo electrónico, números de contacto telefónico (fijo y móvil).
Datos del empleador, incluyendo dirección y medios de contacto.
Información clínica relacionada con el paciente, que incluye antecedentes médicos personales, familiares y epidemiológicos; resultados de exámenes diagnósticos, órdenes médicas, registros de consultas, tratamientos farmacológicos, diagnósticos, valoraciones médicas y del equipo asistencial, intervenciones quirúrgicas, entre otros.
Datos de contacto de familiares, responsables o representantes legales proporcionados
Información sobre hábitos de vida personales.
Identificación de la entidad que administra su plan de beneficios en salud (como EPS, EPS-S, ARL, planes complementarios, medicina prepagada, pólizas de salud, entre otros).
Información recopilada a partir del análisis de solicitudes, peticiones o quejas presentadas.
7. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
Programación de citas médicas.
Elaboración, actualización y conservación de su historia clínica como soporte de la atención médica prestada.
Comunicación con la persona relacionada con su atención, a través de correo electrónico, llamadas telefónicas, mensajes de texto (SMS) y/o herramientas de mensajería instantánea. Estas comunicaciones podrán incluir información relevante sobre su proceso, recordatorios, novedades, así como beneficios especiales como promociones o descuentos en consultas. Igualmente, podrán enviarse copias de su historia clínica cuando usted la solicite, en el formato establecido y previa verificación de identidad mediante copia del documento de identidad. Todo ello con el fin de brindarle una experiencia más completa, cercana y personalizada.
Cumplimiento de requerimientos de autoridades de salud o entidades judiciales, en ejercicio de sus funciones legales.
Generación y reporte de Registros Individuales de Prestación de Servicios de Salud (RIPS), conforme a la normativa del Sistema General de Seguridad Social en Salud.
Realización de análisis estadísticos, históricos y de control interno con fines médicos y administrativos.
Compartir con terceros que actúen en calidad de encargados del tratamiento, para la ejecución de actividades administrativas, operativas, de comunicación, entre otras, conforme a lo establecido en los contratos correspondientes.
Conservación de su información clínica y administrativa como soporte documental para futuras atenciones, seguimientos o auditorías médicas.
8. FORMA DE AUTORIZACIÓN
La autorización para el tratamiento de datos personales se otorga de manera previa, expresa e informada al:
Hacer clic en “He leído y entiendo” y, posteriormente, en “Acepto el tratamiento de datos” (enlace habilitado para tal fin), usted autoriza de manera previa, expresa e informada el tratamiento de su información personal para las finalidades descritas a continuación
En caso de que la persona sea menor de edad, o se encuentre en condición de discapacidad mental, inconsciencia, incapacidad para decidir u otra situación que limite su capacidad para otorgar consentimiento, la autorización deberá ser otorgada por sus representantes legales, tutores o acudientes debidamente acreditados, quienes deberán velar por la protección de los derechos del titular de la información.
9. DERECHOS DE LOS TITULARES
Conocer, actualizar, corregir y suprimir los datos personales.
Solicitar prueba de la autorización.
Revocar la autorización cuando no exista deber legal o contractual.
Ser informado sobre el uso de los datos.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
Acceder gratuitamente a su información personal.
10. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
La doctora se compromete a:
Garantizar el ejercicio de los derechos del titular.
Conservar la autorización otorgada por el titular.
Informar sobre la finalidad del tratamiento.
Mantener la información segura y confidencial.
Garantizar la calidad, veracidad y actualización de los datos.
Atender consultas y reclamos conforme a los plazos legales.
Informar sobre cambios sustanciales en esta política.
Adoptar buenas prácticas en el manejo de datos personales.
11. DATOS SENSIBLES Y MENORES DE EDAD
El consultorio trata datos sensibles, especialmente relacionados con la salud, bajo estrictas medidas de confidencialidad. Para menores de edad o personas en estado de incapacidad, se requiere autorización del representante legal, salvo excepciones legales previstas.
12. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
Se aplican medidas físicas, técnicas y administrativas para asegurar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos personales, evitando accesos no autorizados o pérdidas.
13. PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE HISTORIA CLÍNICA
El titular o su representante legal podrá solicitar copia de la historia clínica mediante:
Formulario de solicitud vía electrónica en el (enlace habilitado para tal fin)
Copia del documento de identidad del paciente
Documento de representación, si aplica.
Copia cedula del representante legal.
14. CONSULTAS Y RECLAMOS
Se podrán presentar mediante:
15. SOLICITUDES DE REVOCATORIA O SUPRESIÓN
Los titulares podrán solicitar la revocatoria de la autorización o la supresión de sus datos personales en cualquier momento, a través de los medios indicados anteriormente. Estas solicitudes solo procederán si:
No existe una obligación legal o contractual vigente para conservar los datos.
No se impide el cumplimiento de deberes legales en salud.
La respuesta será emitida en el mismo medio por el cual se recibió la solicitud.
16. TEMPORALIDAD DEL TRATAMIENTO
Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades del tratamiento. La historia clínica se conservará de acuerdo con lo establecido por la ley, según la normatividad vigente.
17. ENCARGADO DE PROTECCIÓN DE DATOS
La doctora, en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, tendrá la facultad de recolectar, almacenar, usar, circular y suprimir los datos personales suministrados, en cumplimiento de lo establecido por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, y las disposiciones aplicables en materia de protección de datos en el sector salud, incluyendo lo dispuesto por la Ley 23 de 1981 (normas en ética médica) y la Resolución 1995 de 1999 (manejo de historias clínicas).
Asimismo, podrá delegar el tratamiento de dichos datos a terceros en calidad de Encargados, quienes actuarán bajo su supervisión, conforme a los fines autorizados por el titular y lo estipulado contractualmente, garantizando siempre la confidencialidad, seguridad y uso adecuado de la información en el marco de la prestación de servicios de salud.
18. VIGENCIA
Esta política entra en vigor a partir del 01/07/2025 y permanecerá vigente mientras se mantenga el tratamiento de los datos personales o exista una obligación legal para su conservación.
19. MODIFICACIONES
Cualquier cambio sustancial en esta política será notificado al titular mediante correo electrónico, aviso en el consultorio o publicación en la página web https://www.esenciavitalmed.com/politica-de-tratamiento-de-datos-personales
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